วิธีสร้างใบเสร็จซื้อสินค้าง่ายๆ ด้วย MS Access 2010 EP2

สำหรับเนื้อหาในตอนนี้ จะเป็นตอนที่ต่อจากตอนแรก ครับ จะเป็นรายละเอียดเกี่ยวกับการแก้ไขแบบฟอร์ม ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเราได้สร้างขึ้นมาจากตารางฐานข้อมูล Access ทั้ง 4 ตารางดังกล่าว
โดยฟอร์มแรกที่จะทำการ Edit คือ ฟอร์มรายละเอียดการขายสินค้า Order_detail
คลิกไปที่มุมมองการออกแบบฟอร์ม เพื่อ edit
มีการ edit ง่ายๆ คือ
ปรับขนาดของ Textbox ให้เหมาะสม
และการเพิ่มช่องคำนวณราคาสินค้ารวม
คำนวณราคาสินค้าแต่ละรายการ
งานแรก คือลดขนาดความยาวของ Textbox ที่ยาวเกินไปให้สั้นลงหน่อย
ในส่วนแสดงรายละเอียด ระหว่าง หัวฟอร์มกับ ท้ายฟอร์ม

อาจจะปรับชื่อของตัวควบคุมเป็นภาษาไทย ตามตัวอย่าง หรือจะใช้ชื่อตามค่าเดิม ก็ได้เช่นกัน
การคำนวณราคาค่าสินค้า ในช่องของ OrderTotal
เป็นค่าอ้างอิงการคำนวณจาก ราคาสินค้า * จำนวน
ใส่สูตรคำนวณคล้ายๆ Excel เข้าไป =[Price]*[Qty]

เพิ่มกล่องข้อความ Textbox อีก 1 กล่องที่ส่วนท้ายของฟอร์ม
ป้ายคำอธิบายเป็น ผลรวมของทุกรายการ
ใส่สูตรเป็น = sum([Price]*[Qty])

ปรับคุณสมบัติของกล่องรับข้อความให้เป็น สกุลเงินหรือ Currency ด้วย

จากนั้น Save ฟอร์ม และปิดหน้าต่างของฟอร์มไปก่อน

การ edit ฟอร์มส่วนหัวรายการขายสินค้า Order
ไปที่มุมมองออกแบบ เช่นเดิม

ลบป้ายชื่อของฟอร์มย่อยออก และเลื่อนฟอร์มย่อยมาชิดมุมซ้ายอีกหน่อย
และไปที่ส่วนหัวของฟอร์ม
ปรับป้ายชื่อ Label ให้เป็นชื่อร้านค้าของเราตามต้องการ
เพิ่ม Lable เช่น เบอร์โทร ที่อยู่ ต่างๆ ตามต้องการ

เพิ่มกล่อง รูปภาพ และนำเข้ารูปภาพ Logo ของร้าน หรือองค์กร ตามต้องการ

การทดลองกรอกข้อมูล
เปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์มปกติ
ในช่องวันที่ คลิกเลือกวันที่ เพื่อเริ่มต้นการขาย

ช่องรหัสลูกค้า ใส่รหัสของลูกค้าเข้าไป กด enter
ในช่อง รหัสสินค้า ใส่รหัสสินค้าเข้าไป แล้ว Enter
ในช่องจำนวนสินค้า qty ใส่จำนวนสินค้าลงไปแล้ว enter
ถ้าทุกอย่างถูกต้อง ก็ควรจะได้หน้าจอ ตามที่แสดงผล และแคปหน้าจอมาโชว์นะครับ

การสร้างแบบสอบถามข้อมูลหรือคิวรี่ Query

ต.ย. เราต้องการจะทราบว่า มีลูกค้าที่มี รหัสไปรษณีย์ 15000 อยู่กี่คน
บนเมนู สร้าง คลิกที่ ออกแบบสอบถาม
เปิดตาราง Customer ขึ้นมา
Add ช่องข้อมูล
Zip
Firstnam
Lastname

เข้ามาในแบบสอบถาม ตามภาพ

รันผลแบบสอบถาม จะได้เฉพาะข้อมูลที่มีลูกค้า zip = 15000 เท่านั้น

ตอนสุดท้ายคือการออกแบบ Report หรือรายงาน เพื่อพิมพ์ใบเสร็จขายสินค้า
โดยคลิกที่ Report Wizard
ตัวช่วยสร้างรายงาน

ดึงข้อมูลจากตาราง Customer เพื่อแสดงในรายงานตามภาพประกอบ
การจัดกลุ่มข้อมูล
ยกตัวอย่าง จัดกลุ่มด้วยรหัสเมือง Zip

ทำตามคำแนะนำการสร้างรายงานอันโนมัติ ไปจนครบกระบวนการและเปิดมุมมองออกแบบ เพื่อ edit รายงาน ในรูปแบบที่เราเข้าใจได้ ตามภาพประกอบ

การคำนวณยอดรวม
ในมุมมองออกแบบ คลิกเลือกตัวควบคุมที่ต้องการให้มีการ คำนวณ ในตัวอย่างนี้คือ zip
จะให้มีการนับจำนวน

โปรแกรม Access จะเพิ่มตัวควบคุม การคำนวณในส่วนท้ายของรายงาน ให้อัตโนมัติ