ตัวอย่างการสร้างแบบสอบถามข้อมูลขนิด Cross Tab Query

โดยปกติแล้ว การออกแบบสอบถามข้อมูลใน Access แบบง่ายๆ และใช้งานกัยบ่อยๆ ก็คือแบบสอบถามข้อมูลทั่วไปแบบธรรดา
อย่างไรก็ตามในบางครั้งที่เราต้องการจะออกแบบสอบถามข้อมูลที่มีความซับซ้อน หรือลึกซึ่งมากกว่า เราก็จะนิยมใช้แบบสอบถามข้อมูลชนิด Cross Tab เป็นตัวช่วยในการดำเนินการ
แบบสอบถามทั่วไป จะแสดงข้อมูลทีี่ต้องการทราบ ในแนวดิ่งเท่านั้น
แต่แบบสอบถามข้อมูลแบบ Cross Tab จะสามารถแสดงข้อมูลได้ทั้ง 2 ด้านคือ แบบดิ่งและแบบระนาบ ซึ่งจะช่วยให้การอ่านและวิเคราะห์ข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น และดีมากขึ้น

หากใครเคยลองใช้งาน Pivot Table ของ Excel มาแล้ว ก็จะช่วยให้เข้าใจ และมองภาพการใช้งาน Cross Tab หรือตารางข้อมูล ได้ง่ายขึ้น

เพื่อความเข้าใจที่มากขึ้น
เราต้องมีตารางฐานข้อมูล ที่ออกแบบและสร้างมาประกอบการฝึกการวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้งานแบบสอบถามข้อมูชนิดตารางข้อมูลหรือ Crosstab กัน
ตารางลูกค้า Customer
ตารางการสั่งซื้อสินค้า Order

สมมุตว่า ต้องการแสดงรายงานขายสินค้า ทั้งเดือน
ขั้นตอนที่ 1 เตรียมข้อมูลที่ต้องการ

บนเมนูสร้าง คลิก ออกแบบสอบถามข้อมูล แบบง่ายก่อน
เปิดตาราง Customer ,Product,Order และ Order_detail ขึ้นมา
ข้อมูลที่เราสนใจคือ
เลขที่ขาย
วันที่ขาย
พนักงานขาย
รหัสสินค้า
ชื่อสินค้า
จำนวนที่ขาย
ราคาขาย
ราคารวม

และตาราง Customer
จะวิเคราะห์ข้อมูล ที่อยู่จังหวัด หรือหน่วยงานของลูกค้า

ขั้นต่อมา จะเป็นการเริ่มต้นทำ Cross TAb คิวรี่จริงๆ แล้ว โดยจะไปดึงข้อมูลจากแบบสอบถามที่เราสร้างไว้ ในขั้นตอนแรกมาวิเคราะห์

คลิก ตกลง
เลือกแบบสอบถาม ตามขั้นตอนที่เราสร้างเตรียมไว้แล้ว

ในขั้นตอนต่อมา เลือก order_date

คลิก ถัดไป
ในหน้าต่างต่อมา
เลือก Job_office

คลิก ถัดไป
ในหน้าต่างต่อมา
เลือก ยอดขายรวมของสินค้าแต่ละรายการ
และช่องฟังซั่น กำหนดเป็น ผลรวม หรือ Sum

คลิกถัดไป และทดลองรันแบบสอบถามข้อมูล จะได้ผลการวิเคราะห์ข้อมูลขายสินค้า แบ่งตาม หัวข้อที่เราสนใจ คือวันเดือนปีที่ขาย จำนวนเงิน และแยกเป็น ตามจังหวัด หรือที่ทำงานของลูกค้า ที่สนใจ ซื้อสินค้าจากเรามากที่สุด

การปรับแต่งแบบสอบถามข้อมูล
ลองย้อนกลับไปที่แบบสอบถามที่เราเตรียมไว้ในขั้นตอนที่ 1
แล้ว เพิ่มคอลัม เกี่ยวกับวันที่ จะย่อให้เหลือ แค่เดือน กับปี โดยไม่เอาวันที่ เพราะว่า เยอะมากเกินไป
วิธีการ
ย้อนไป edit แบบสอบถามเดิม โดยเพิ่มช่องข้อมูลต่อท้ายแบบสอบถาม
ชื่อ YearMonth: Format([Order_Date],"yyyy-mm")

บันทึก
แล้วไปเริ่มต้นสร้างแบบสอบถามข้อมูล Cross Tab ขึ้นมาใหม่ตามขั้นตอนเดิม
แต่ครั้งนี้ แทนที่จะเลือก Order_Date ให้เปลี่ยนเป็นเลือก YearMonth แทน
ที่เหลือ ทำเหมือนเดิม
ถ้าถูกต้องจะได้ผลสรุปข้อมูลในภาพรวมของเดือน ตามภาพประกอบ ที่แคปหน้าจอมาแสดงครับ