การสร้างแบบสอบถามหรือ Queries ใน MS Access

การสร้างแบบสอบถามหรือ Queries ในโปรแกรมฐานข้อมูล MS Access
ในกรณีที่เรามีตารางข้อมูล Database Tables ที่มีข้อมูลบันทึกหรือจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมากๆ เช่น 10000,100000 รายการขึ้นไป เป็นต้น
การที่เราสงสัยและ สร้างคำถามที่ต้องการคำตอบ จากตารางข้อมูลของเรา เช่น มีนักเรียนกี่คนที่อาศัยอยู่ใน อำเภอเมือง หรือย่อยออกไป เป็น ตำบล นั้นๆ กี่คน มีใครบ้างเป็นต้น
เราก็สามารถหาคำตอบที่ต้องการได้จากการออกแบบสอบถามหรือคิวรี่ นั้นเอง
นอกจากจะใช้คิวรี่ในการสำรวจข้อมูลที่เราต้องการทราบคำตอบแล้ว คิวรี่ยังสามารถประยุกต์ใช้งานในการกรองข้อมูลตามต้องการ เพื่อจัดเก็บหรือบันทึกเป็นข้อมูลลงใน ตารางใหม่ เป็นต้น
ชนิดของ Queries มีหลายแบบด้วยกัน แต่แบบที่ใช้งานบ่อยและมากที่สุดคือ Selected Queries นั้นเอง
การสร้างคิวรี่
ให้ผู้ใช้งาน ดูที่แถบเมนูบาร์ด้านบน จะมีตัวช่วยสร้างคิวรี่ ให้เลือกใช้งาน เช่น Wizard queries สำหรับตัวนี้เป็นเครื่องมือวิเศษ ในการช่วยสร้างคิวรี่ หรือจะออกแบบคิวรี่เอง จากนั้นสิ่งที่ต้องทำเหมือนๆ กันก็คือ การกำหนด Criteria ให้กับแบบสอบถาม
ขั้นตอน
1 ดูก่อนว่า ตารางข้อมูลของเรามี รายละเอียดอะไรบ้าง ทำความเข้าใจและศึกษาข้อมูลก่อน

2 ตั้งคำถามที่ต้องการคำตอบเกี่ยวกับข้อมูล ตัวอย่างง่ายๆ มีกี่คนที่อาศัยอยู่ในจังหวัด สระบุรี เป็นต้น
3 ไปที่เมนู Create และ เลือก การออกแบบสอบถามจากเมนู

4 หลังจากเลือก Source หรือแหล่งข้อมูลคือ จากตารางฐานข้อมูลของเราแล้ว เลือก ฟิลด์หรือช่องข้อมูล ที่ต้องการนำมาแสดง  และกำหนดเงื่อนไข Criteria ของช่อง จังหวัด ="สระบุรี"

5 ทดลอง Run หรือทดสอบแบบสอบถาม จะได้รายการ นักเรียน ที่มีบ้านพักอาศัย ใน สระบุรี เท่านั้น

สรุป

เป็นพื้นฐาน ง่ายที่สุด ที่สามารศึกษา และทำตามโดยง่าย ในการสร้างแบบสอบถามด้วยโปรแกรมฐานข้อมูล Ms Access ครับ ซึ่งจะใช้เป็นพื้นฐานความเข้าใจในการทำงานหรือศึกษา ในขั้นสูงกว่านี้ขึ้นไปได้อีก