พื้นฐานการสร้างแผงผังงาน Flowchart ด้วย Edraw Max

วิธีการสร้างแผนผังการทำงาน

มีหลายวิธีในการสร้างแผนผังหรือ flowcharts อย่างไรก็ตามสิ่งต่อไปนี้เป็นพื้นฐานของการเริ่มต้นสร้างแผนผังหรือขบวนการทำงานใดๆ

• ระบุว่าใครคือคนที่ใช่ในการสร้างแผนผัง 
• พิจารณาสิ่งที่เราคาดหวังที่จะได้รับจากแผนผัง
• ระบุว่าใครจะเป็นคนใช้งานแผนผังและใช้อย่างไร 
• กำหนดระดับของรายละเอียดที่เราต้องการ 
• สร้างขอบเขตของขบวนการที่จะปรับปรุง 

ความหมายของขอบเขตหรือ boundaries หมายถึงจุดเริ่มต้นและจุดสุดท้ายของกระบวนการ ยกตัวอย่างเช่น ร้านซ่อมเครื่องใช้ไฟฟ้า ขอบเขตของงาน ซ่อม อาจจะเริ่มต้นเมื่อ มีเครื่องปั๊มน้ำเข้ามาในร้าน และจบลงที่ขั้นตอนการตรวจสอบสุดท้าย ดังนั้น ขอบเขตของงานก็จะบอกถึง ความสัมพันธืของทีม หรือส่วนงาน ความรับผิดชอบ การทำงาน การปฏิบัติ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนงาน รวมทั้งการประสานกับส่วนต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

ในครั้งแรกที่นำมาใช้งานทีมงานอาจจะไม่คุ้นเคยและงงกับแผนผังได้ หรือไม่เห็นด้วยกับกระบวนการทำงานดังกล่าว อาจจะเห็นว่ายุ่งยากและยากต่อการทำตาม และอาจจะต่อต้านและไม่เห็นคุณค่าของแผนผังการทำงานเลยก็มี

อะไรคือปัจจัยสำคัญของแผนผังงานที่ประสพความสำเร็จ

• สำคัญที่สุดคือเริ่มจากสิ่งที่ทำงานได้จริงๆ ไม่ใช่รูปแบบที่เราคิกว่ามันใช้ได้ ต่อมาเราสามารถปรับตามที่มันควรจะเป็น ตามกฏหรือกติกาของมัน หรือตามที่เรามั่นใจว่ามันได้ผล อย่างไรก็ตามปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา ได้แก่ 
• เริ่มจากภาพใหญ่ เป็นสิ่งที่ดีเสมอ จากนั้นเราค่อยพัฒนาในรายละเอียดของแต่ละขั้นตอน เพื่อเพิ่มรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนต่อไป 
• สังเกตุกระบวนการปัจจุบัน ทางเลือกที่ดีคือเริ่มจากกระบวนการที่กำลังดำเนินการอยู่ ณ ปัจจุบัน และเดิมตามแผนผังที่กำหนดการปฏิบัติ 
• บันทึกผลการทำงาน ตามความเป็นจริงที่เกิดขึ้น เขียนบันทึกลงในกระดาษบันทึกหรือโน้ต อาจจะใช้สีที่แตกต่างกัน เพื่อแทนกลุ่มหรือ ส่วนที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะช่วยให้เราอ้างอิงและเข้าใจกระบวนการทำงานมากขึ้น 
• ใช้กระดาษโน้ตเรียงลำดับกระบวนการงานหรือขั้นตอนอย่างเรียงลำดับ ตามที่เราบันทึกหรือสังเกต ช่วยให้ความคิดและและการบันทึกของเราไม่หล่นหาย 
• วาดแผนผังงาน เริ่มจากที่เราสังเกต บันทึก และเรียงลำดับตามจริง 

ชนิดของแผนผังงานหรือ Flowcharts

• Linear flowchart แผงผังงานที่แสดงลำดับการทำงาน ตามขั้นตอนงาน ที่ทำเป็นกระบวนงาน เครื่องมือนี้ จะช่วยระบุงานที่ไม่จำเป็น หรืองานที่ซ้ำซ้อนได้ 
• Deployment flowchart. แผงผังการพัฒนา แสดงการขับเคลื่อนงานที่แท้จริง พร้อมระบุกลุ่มคนหรือบุคคล ที่เกี่ยวข้องของแต่ละขั้นตอน เส้นแนวนอนจะกำหนดความสัมพันธ์ของลูกค้า กับส่วนสนับสนุนลูกค้า และส่วนอื่นๆ ตลอดทั้งกระบวนงาน 
• Opportunity flowchart. จะแสดงตัวแปรในรูปแบบลายเส้น ความแตกต่างของกิจกรรมในแต่ละขั้นตอน และเพิ่มมูลค่าจากสิ่งที่เพิ่มขึ้นเฉพาะค่าใช้จ่ายเท่านั้น 
• Value-added steps (VA) เป็นปัจจัยสำคัญ สำหรับการผลิตสินค้าหรือการบริการ หรือกล่าวได้ว่า ผลผลิตไม่สามารถทำออกมาได้ หากไม่มี VA 
• Cost-added only steps ไม่ใช่ปัจจัยสำคัญสำหรับการผลิตสินค้าหรือจำเป็นต่อการผลิตหรือการบริการ แต่อาจจะมีการเพิ่มลงไปเพราะการกระทำที่ผิดพลาด เช่น การตรวจสอบขั้นสุดท้ายอาจจะเพิ่มขึ้นมา เพราะมีสินค้าชำรุดหรือบกพร่อง เป็นต้น 

วิธีการแปลความแผนผังงาน

แผงผังงานจะช่วยเราเข้าใจกระบวนการและเปิดเผยวิธีการในการปรับปรุงงาน ถ้าเราสามารถวิเคราะห์ สิ่งที่กำลังเกิดขึ้น ปัจจุบัน

• พิจารณาว่าใครเกี่ยวข้องกับขบวนงาน 
• กำหนดทฤษฏีจากรากเหง้าของปัญหา 
• ระบุวิธีการในการ ปรับปรุงประสิทธิภาพงานให้ดีขึ้น 
• พิจารณาวิธีการปฏิบัติที่จะเปลี่ยนแปลงกระบวนงาน 
• ระบุขั้นตอนที่ของ cost-added-only steps;
• จัดให้มีการฝึกอบรมเพื่อขับเคลื่อนกระบวนงาน 

ขั้นตอนการวิเคราะห์แผนงาน Flowchart


Step 1 - ตรวจสอบแต่ละขั้นตอนตามเงื่อนไขที่ระบุความจำเป็นในการปรับปรุงกระบวนงาน

• Bottlenecks. ปัญหาคอขวด จุดที่ทำให้กระบวนงานช้าลง เนื่องจากความลังเล หรือ งานที่ไม่จำเป็น ทำซ้ำ ขาดประสิทธิภาพ หรือปัจจัยอื่นๆ 
• Weak links. ปัญหานี้เกิดจากการที่ คนไม่มีประสิทธิภาพ ขาดความรู้และการอบรมงานที่เกี่ยวข้อง อุปกรณืที่จำเป็นต่อการทำงาน หรือขาดคำแนะนำหรืออ้างอิงที่เหมาะสม
• Poorly-defined steps. ขั้นตอนที่ไม่ชัดเจน นำไปสู่การตีความที่ผิดพลาดของคนที่เกี่ยวข้อง ส่งผลทำให้เกิดตัวแปรตามของกระบวนงาน 
• Cost-added-only steps. ขั้นตอนนี้ ไม่มีการเพิ่มมูลค่าต่องสินค้าหรือผลผลิต จึงควรระบุและกำจัด 

Step 2 - ตรวจสอบแต่ละขั้นตอนการตัดสินใจ อาจจะมีการดูข้อมูลว่าบ่อยแค่ไหนที่ต้องตัดสินใจ ทำ / ไม่ทำ ณ จุดตกลงใจ กรณีถ้าการตัดสินใจ ไปในทิศทางเดียว มากกว่ากระจายทิศทาง เราอาจจะลบจุดตกลงใจนี้ออกได้
Step 3 - Examine each rework loop. กระบวนงานที่มีการตรวจสอบซ้ำซ้อน สิ้นเปลืองและเสียเวลา มองหาวิธีการที่สั้นลง เพื่องานที่เร็วขึ้น
Step 4 - Check each activity symbol. ดูและละขั้นตอนว่าสำคัญจริง และช่วยสร้างคุณภาพและคุณค่าให้กับสินค้าหรือผลผลิตจริง หากไม่จำเป็นก็สามารถตัดออกไปได้ 

สำหรับการสร้างแผงผังงานการใช้โปรแกรมมาช่วยในการเขียนและพัฒนา จะเสริมสร้างความเข้าใจและช่วยการเรียนรู้ให้เป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น แรกๆ อาจจะงงๆ บ้าง หลังจากศึกษาและทำตามตัวอย่างไปสักระยะ ก็จะค่อยๆ เข้าใจและเก่งขึ้นไป เรื่อยๆ ครับ สนใจดาวโหลดได้ตางลิงค์ด้านล่างครับ

Free Download Flowchart Software and View All Examples