สิ่งที่เราต้องมีในการการรับส่ง fax ด้วยวินโดว์ XP
# สายโทรศัพท์
# โมเด็ม สามารถใช้งานได้ทั้งแบบ on board และแบบ ติดตั้งภายนอกครับ ปัจจุบันราคาร้อยกว่าบาทเองครับ
# เครื่อง scanner กรณีเราต้องการส่งเอกสารที่เป็นกระดาษที่ต้อง scan ก่อน อาจเป็นแบบถูก ๆ ก็ได้ เพราะปกติการส่ง fax ก็เป็นขาวดำอยู่แล้ว ความละเอียดก็ไม่ต้องสูงมา 150 X 150 dpi ก็ถือว่าเหมาะสม ดังนั้น scanner เครื่องเก่าในสำนักงานก็น่าจะ OK
ขั้นตอนการติดตั้งและใช้งาน Windows XP Fax
ปกติแล้วจะไม่ได้รับการติดตั้งให้พร้อมใช้งานในตอนแรกเลย แต่ก็เป็นองค์ประกอบของโปรแกรมอยู่แล้ว เพียงแต่เราไปเรียกมาใช้งานผ่านขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้ครับ
1. เปิด Control Panel, และ คลิก Add or Remove Programs.
2. คลิก Add/Remove Windows Components. เลือก Fax Services , จากนั้นคลิก Next. โปรแกรมวินโดว์จะจัดการติดตั้งส่วนประกอบเพิ่มใหเราทันที (ต้องการแผ่น CD โปรแกรมติดตั้งของ XP ด้วย) คอยสักพักครับ จนจบ
หมายเหตุ ถ้าเครื่องของเรายังไม่ได้รับการติดตั้งโมเด็ม เราต้องติดตั้งให้เรียบร้อยในตอนนี้เลยครับ และแน่ใจว่าเราต่อสายสัญญาณโทรศพท์เข้ากับโมเด็มของเราเรียบร้อยแล้ว (บางอันบน PC มี 2 ช่อง เป็น in กับ out ดูให้ดี ว่าช่องไหน inหรือ out)
# หลังจากติดตั้งเรียบร้อยแล้ว ข้นตอนต่อไปก็คือการกำหนดค่าให้ใช้งานได้ หรือภาษาคอมเรียกว่าการ config นั้นแหละครับ ก็ไม่ยากอีกนั้นแหละครับ เพียงทำตามคำแนะนำต่อไปนี้ กับตัว Fax Console,
1.คลิก Start, ไปที่ All Programs, ไปที่ Accessories, ไปที่ Communications, ไปที่ Fax, จากนั้นคลิก Fax Console.
2. บนเมนู Tools ,คลิก Configure Fax, ซึ่งจะเริ่มต้นด้วยตัวช่วยหรือวิซาร์ด . คลิก Next เพื่อเริ่มงาน
3.บนหน้า Sender Information page, ระบุชื่อของเราหรือหน่วยงานที่ต้องการ รวมทั้งหมายเลข Fax ของเรา รวมทั้งข้อมูลอื่นๆ ที่เป็น option เพิ่มเติม
4.บนหน้า Select Device for Sending or Receiving Faxes , ให้เลือกเป็น modem ของเรา, ปกติถ้าเครื่องของเรามีการติดตั้งโมเด็มตัวเดียว มันก็จะแสดงขึ้นมาให้เลือกเพียงอันเดียวอยู่แล้วครับ .จากนั้น ระบุเงื่อนไขในการรับส่ง fax ของเรา , เลือกว่าจะรับ Fax แบบ manually answer คือเราต้องคลิกรับเองเมื่อมี Fax เข้ามา หรือแบบ automatically .
5.บนหน้า Transmitting Subscriber Identification (TSID) และ Called Subscriber Identification (CSID) , ให้เราใส่ชื่อและหมายเลข fax numberของเรา.
6.บนหน้า Routing Options , ระบุว่าเราจะจัดการเนื้อหา fax อย่างไร ปกติแล้วจะูเก็บอยู่ที่ Fax Console โดยอัตโนมัติ,แต่เราสามารถพิมพ์หรือย้ายไปเก็บในโฟลเดอร์อื่นๆ หรือบนสื่อชนิดอื่นๆ ได้ โดยเราสามารถเข้ามาเปลี่ยนค่าเหล่านี้ภายหลัง โดยให้รัน Fax Configuration Wizard อีกครั้ง .ในการรัน ให้ไปที่เมนู Tools แล้วคลิก Configure Fax.
การส่ง Fax จากคอมพิวเตอร์ของเรา
เราสามารถส่ง Fax จากเอกสารที่เราเก็บบันทึกไว้ในเครื่องได้อย่างง่ายดาย หรือเราจะใช้เครื่องสแกนเอกสารและ Fax โดยการส่งไปยัง fax printer ของเรา.
# ลำดับถัดไป ผมจะขออธิบายถึง วธีการส่ง Fax จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา เอาง่ายๆ ถ้าเราสั่งพิมพ์งานเป็นเราก็ส่ง Fax เป็นเช่นกัน โดยบริการของ Windows XP Fax service จะใช้ Windows Address Book (WAB) เป็นค่าหลักสำหรับหมายเลข fax numbers. ขั้นตอนแบบ step by step
1.คลิกเมนู File ของหน้าเอกสารทีเราต้องการส่ง Fax เลือก, คลิก Print.
2. ปรากฏ dialog box ของคำสั่งพิมพ์, ในช่องของ Printer name box, คลิก Fax เพื่อเิปิด Send Fax Wizard.
3.การระบุหมายเลข Fax ของผู้รับ , คลิก Address Book, แล้วเลือกหมายเลข Fax ที่เราต้องการส่ง .
4.ถ้าเรากำหนดเงื่อนไขการเรียกแล้ว เราสามารถข้ามไปได้ แต่ถ้าไม่ เราจำเป็นต้องกำหนด ค่าก่อน พื่อตัดสัญญาณออกไปภายนอก ว่าเราจำเป็นต้องใส่หมายเลขพิเศษเพื่อโทรออกหรอเปล่า หรือใช้รหัสพิศษ หรือ code หรือไม่ ประมาณรหัสจังหวัดแหละครับ ซึ่งแตกต่างกันไปบ้างก็ใส่ให้ถูกละกันครับ จากนั้นคลิก OK เพื่อกลับไปที่ fax sending.
5.เลือก cover page. เลือกจากรายการที่มีอยู่หรือ หรือไม่ต้องมีหน้า cover page ก็ได้.
6.ระบุเวลาที่ fax จะส่ง และความเร่งด่วน หรือ priority.
7.สุดท้ายแล้วครับ ,เราจะเห็นภาพร่างของ Fax ที่เรากำลังจะส่งออกไปแล้ว แต่ถ้าเอกสารที่เรากำลังจะส่ง Fax ออกไปมีหลายหน้า เราสามารถ preview ได้หน้าแรกเท่านั้น.
ถ้าเราเลือก sending the fax right away,เอกสารของเราก็จะถูกส่ง Fax ทันทีครับ
การส่ง Faxing โดยการ Scan เอกสาร
เป็นหนทางที่สองในการส่ง Fax ปกติแล้วโปรแกรม driver หรือโปรแกรม scan ที่เราใช้ scan เอกสารจะมีความสามารถรองรับคำสั่ send to fax printer.อย่างไรก็ตามเราสามารถ Fax โดยใช้เครืองมือที่มีอยู่แล้วใน Windows XP:
1.เปิดไปที่ Control Panel, คลิกที่ Printers and Other Hardware, คลิก Scanners and Cameras, จากนั้น double-click รูป icon ของเครื่อง scanner ของเราเพื่อเริ่ม the Scanner and Camera Wizard.
2.บนคำสั่ง Choose Scanning Preferences page, คลิก Grayscale picture, และคลิก Preview เพื่อเริ่มการ scan.
3.ใส่ชื่อและระบุเส้นทางที่จะเก็บเอกสารที่เรากำลังจะ scan
4.เปิดแฟ้มหรือ folder ที่เก็บไฟล์ที่เรา scan เก็บไว้ ,คลิกขวาบนภาพไฟล์เอกสารนั้นๆ คลิก Print . หน้าของ Photo Printing Wizard จะเปิดขึ้นมา .
5.คลิกเลือก check box สำหรับภาพเอกสารที่จะส่ง faxed.
6.เลือก Fax เป็นเครื่องพิมพ์ จากนั้นก็จะเข้าสู่ Send Fax Wizard ให้เราดำเนินการเหมือนการส่งจากเอกสารในเครื่องได้แล้วครับ
บทสรุป อาจะยาวนิดหนึ่งและภาพประกอบอาจจะไม่มี แต่ถ้าใครมีความรู้และประสบการณ์การทำงานในการรับส่งเอกสารหรือใช้งานอีเมล์ในสำนักงานอยู่แล้ว คิดว่าไม่น่ายากและคงเข้าใจทำได้แน่นอนครับ แต่ถ้าติดขัดจริงๆ หรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมก็ Post เข้ามาได้ครับ Thanks
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น